교내에서 국가근로나 교비근로를 해본 적이 있다면 이러한 과정을 몇 번 경험해봤을 것이다. 한동대는 공문의 최종 제출을 오프라인으로 한다. 반면, 공문을 작성하고 담당자에게 승인을 받는 과정은 대부분 온라인으로 진행된다. 이처럼 한동대의 서류 결재 과정은 온라인과 오프라인이 병행되고 있다. 본지는 이러한 한동대학교의 행정 절차의 효율성을 따져봤다. (일러스트 참조)

 

현재 상당수의 기업들이 보다 편리한 행정 업무를 위해 *²전자결재 시스템 도입했다. 전자결재 시스템이란 문서가 네트워크상에서 자유롭게 소통될 수 있도록 하는 시스템이다. 전자결재 시스템은 종이문서가 가진 비효율성을 없애고 온라인을 통한 문서의 신속한 소통으로 업무의 효율성을 높이는 효과가 있다. 이충환(2010, 전자결재시스템 도입을 위한 결재 프로세스 개선 연구)의 연구에 따르면 전자결재 시스템을 도입할 경우, ▲신속한 의사 결정 및 활용 ▲프로세스 관리를 통한 효율적인 작업배분 ▲시공간적 제약에 대한 투명성 재고 및 원활한 의사소통 등이 가능하다는 결과가 나왔다.

 

대학 내 전자결재 시스템 도입은 이미 활성화됐다. 봉영훈(2008, 전자결제시스템 도입 및 활성화 방안)의 연구에 따르면, 2002년 2월에 조사 대학 140개교 중 57개 대학이 전자결재 시스템을 도입했다는 결과가 나왔다. 대학 내 전자결재 시스템 도입은 이미 20여년 전부터 진행됐다는 것을 알 수 있다. 한동대는 2015년 2월에 ‘*³콜러베이트(collavate)’라는 전자결재 솔루션을 도입했다. 하지만 전자결재 시스템을 도입했음에도 불구하고 결재과정이 온라인으로 완전히 전환되지 않았다. 이러한 여전히 존재하는 오프라인 행정체계는 문서 처리 속도가 느려지는 결과를 야기하고 있다.

 

한동대 행정이 완전히 온라인화 하지 못한 근본적인 원인으로 전자 문서 관리 시스템(EDMS)의 부재를 들 수 있다. 전자 문서 관리 시스템이란 전자결재 시스템 중 하나로, 각종 전자 문서의 등록, 저장, 관리, 송수신, 조회 등을 전자적으로 통합 관리하는 시스템이다. 전자 문서 관리 시스템이 도입될 경우, *⁴전사적자원관리시스템(ERP)과의 연동을 통해 대학 내 모든 문서 작업을 온라인으로 진행할 수 있다.

 

하지만 한동대가 사용 중인 콜러베이트는 전자 문서 관리 시스템이 아닌 *⁵전자결재 모듈이다. 전자결재 모듈은 전사적자원관리시스템과 연동이 불가능하다. 이로 인해 한동대는 콜러베이트로 처리할 수 있는 영역 이외의 행정 절차가 오프라인으로 진행되는 것이다.한동대 직원 최지영(가명)씨는 “오프라인에 있어서 공문을 직접 풀칠하고 각 부서에 전달하는 것이 구식이고 비효율적이라고 생각한다”라며 “사업비 전표에 있어서 근로학생은 접수 및 풀칠을 해야 하며, 행정 업무를 담당하는 사람으로서 어렵게 느껴진다”라고 말했다.

 

*1 기안문: 어떤 사항의 문제해결을 위해 해결 방안을 작성하여 결재권자에게 의사결정을 요청하는 문서.

*2 전자결재: 종이 서류 대신 전산망을 통해 각종 사무를 처리하는 일.

*3 콜러베이트: 구글 닥스(Google docx) 문서 기반으로 전자결재가 가능한 클라우드 문서 승인 솔루션.

*4 전사적자원관리시스템: 기업 내 생산, 물류, 재무, 회계, 영업과 구매, 재고 등 경영 활동 프로세스들을 통합적으로 연계해 관리해 주며, 기업에서 발생하는 정보들을 서로 공유하고 새로운 정보의 생성과 빠른 의사결정을 도와주는 시스템

*5 전자결재 모듈: 전자결재 시스템 중 하나로 전자결재 시스템의 많은 기능 중 특정 부분만 프로그램으로 만든 것